Politique de Protection des Données Personnelles

Introduction

VoiceHire est une plateforme basée sur l'intelligence artificielle spécialisée dans la préqualification des candidats. La sécurité des données et la protection de la vie privée constituent des priorités fondamentales pour notre organisation. Nous nous engageons à mettre en œuvre des mécanismes garantissant la conformité aux normes légales applicables et à maintenir une transparence totale concernant nos pratiques en matière d'information.

Principes appliqués

Notre organisation adhère aux engagements suivants en matière de traitement des données :

• Transparence totale concernant les finalités de collecte et d'utilisation des données
• Respect des préférences et directives individuelles
• Collecte limitée aux informations strictement nécessaires
• Accès restreint au personnel autorisé uniquement
• Mesures de sécurité rigoureuses, tant techniques qu'organisationnelles
• Mécanisme de contact dédié pour l'exercice des droits relatifs aux données
• Outils de conformité RGPD mis à disposition des clients

La présente notice explique comment vos données personnelles sont traitées dans le cadre de l'utilisation de la solution VoiceHire par vous-mêmes et par l'organisme recruteur à l'origine de cet échange. Sauf mention contraire, l'organisme recruteur demeure responsable du traitement de vos données personnelles. VoiceHire agit principalement en qualité de sous-traitant technique, en fournissant la solution d'entretien, de transcription, d'analyse et de restitution des informations au recruteur. VoiceHire peut également traiter certaines données en qualité de responsable de traitement pour ses propres finalités, notamment la sécurité, le support technique, la gestion des demandes qui lui sont adressées et l'amélioration du service dans les conditions décrites ci-dessous.

Objectifs d'utilisation de vos données personnelles

1. Afin d'évaluer l'adéquation de votre profil de candidat à une offre d'emploi et à la fiche de poste de celle-ci.
2. Afin d'identifier en amont votre intérêt éventuel à évoluer professionnellement et à postuler à une offre d'emploi en particulier.
3. Afin d'évaluer votre profil de candidat dans certains domaines (évaluations linguistiques, tests de compétences…).
4. Afin de vous proposer de nouvelles opportunités d'emploi en adéquation avec votre profil.

Catégories de données collectées

Les données personnelles traitées par VoiceHire peuvent notamment inclure : données d'identification, coordonnées, informations issues du CV, expériences professionnelles, formation, compétences, disponibilités, prétentions salariales, réponses aux questions d'entretien, enregistrements audio, transcriptions, synthèses, évaluations, résultats de tests, notes d'adéquation à une fiche de poste, métadonnées techniques et données nécessaires à la sécurité et à la traçabilité du service.

VoiceHire et l'organisme recruteur ne sollicitent pas de données dites "sensibles" au sens du RGPD, telles que des données de santé, opinions politiques, convictions religieuses, appartenance syndicale ou orientation sexuelle. Si vous communiquez spontanément de telles informations dans votre CV ou au cours de l'entretien, elles pourront être traitées uniquement dans la mesure strictement nécessaire au processus concerné, ou supprimées/minimisées lorsque cela est possible.

Finalités et licéité du traitement de vos données

Destinataires de vos données

Les données collectées sont destinées à l'agence d'intérim, au cabinet de recrutement, ou à l'employeur à l'origine de la campagne de recrutement pour laquelle vous avez été en contact avec les outils développés par VoiceHire. Votre profil n'est jamais partagé avec les autres organismes utilisateurs de la solution. VoiceHire fait par ailleurs appel à des sous-traitants établis dans l'Union européenne pour détecter si l'appel aboutit sur une messagerie vocale (Gladia, qui s'engage contractuellement à détruire les données dès cette vérification effectuée) et pour acheminer les messages qui vous sont adressés (Brevo), ainsi qu'aux sous-traitants hors Union européenne listés plus bas.

Durée de conservation de vos données

Après notre dernier contact, vos données personnelles sont par défaut conservées 24 mois. Pendant cette durée, votre profil demeure consultable par le seul organisme recruteur auprès duquel vous avez candidaté, qui peut vous proposer d'autres postes susceptibles de vous correspondre. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans que cela affecte la candidature en cours, au moyen du formulaire d'exercice de vos droits ci-dessous, ou du lien de retrait lorsqu'il figure dans les messages qui vous sont adressés. Au terme des 24 mois, votre CV et l'enregistrement de votre entretien sont supprimés, ainsi que tout élément rédigé vous concernant : transcription de vos propos, présentation de votre profil, comptes rendus, commentaires d'évaluation et notes du recruteur. Ne subsistent que des éléments chiffrés et des dates — notes, horodatages, rattachement à la campagne — qui ne permettent plus de vous identifier. Cette anonymisation est irréversible.

Sources de vos données

1. Des informations que vous avez préalablement accepté de partager à travers une candidature spontanée ou en réponse à une offre d'emploi d'une agence d'intérim, d'un cabinet de recrutement, ou d'une organisation opérant pour son propre compte.
2. Des informations complémentaires alimentées par vos soins et recueillies par VoiceHire dans le cadre du processus de recrutement afférent : CV et entretiens téléphoniques.

Mode d'exploitation de vos données

Le contenu de votre CV et/ou de vos entretiens audios sont analysés par des algorithmes intégrant des technologies d'intelligence artificielle afin de retranscrire le plus fidèlement possible votre CV / vos entretiens, et de mettre en évidence les éléments clés de ces derniers. En fonction de votre CV et de vos réponses, et suivant le paramétrage appliqué par l'organisme à l'origine de la campagne de recrutement, notre application réinjecte ces données dans un format approprié, et attribue ensuite éventuellement une note d'adéquation entre votre profil de candidat et la fiche de poste de l'emploi concerné si votre entretien est lié à un emploi en particulier. Il en va de même pour les évaluations linguistiques et les tests de compétences. Dans le cas où l'option "scoring" est activée, il est important de noter que l'application n'attribue pas de note à un candidat en tant que tel, mais bien une note d'adéquation avec une fiche de poste donnée. En conséquence, un même candidat peut tout à fait bénéficier de notations très différentes suivant la nature de son CV, de ses entretiens, et des offres d'emplois pour lesquelles il postule. Par ailleurs, ce processus est uniquement destiné à faciliter le travail du service de recrutement et à accélérer le traitement des candidatures, mais ne se substitue pas à une analyse humaine visant à confirmer ou infirmer l'éventuelle proposition de notation de l'outil et les informations retranscrites, cette étape de préqualification n'étant qu'une démarche préalable à la poursuite d'échanges complémentaires en vue d'une éventuelle collaboration. Lorsque l'organisme recruteur active l'analyse automatique des CV, celle-ci peut orienter votre candidature vers un dossier distinct, signalé comme tel au recruteur : votre candidature n'est pas écartée du processus, elle demeure accessible à l'organisme recruteur, qui l'examine et peut la réintégrer au parcours habituel. Vous pouvez demander qu'une personne réexamine cette orientation au moyen du formulaire d'exercice de vos droits ci-dessous. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard, ou vous affectant de manière significative de façon similaire, n'est prise exclusivement sur la base d'un traitement automatisé par VoiceHire. Les résultats fournis par la solution constituent une aide à la préqualification et doivent être examinés par une personne habilitée au sein de l'organisme recruteur.

Transfert de vos données en dehors de l'Union Européenne

Le stockage de vos données à caractère personnel est réalisé en France et en Allemagne, les 2 pays étant couverts nativement par le RGPD. Aussi, dans le cadre des technologies employées pour la réalisation des entretiens et leur transcription, vos CV et échanges audios avec nos outils transitent quant à eux par diverses briques logicielles hébergées aux États-Unis. Conformément au RGPD, chacun de ces traitements est couvert par des clauses contractuelles type (CCT) et DPA (Data Processing Agreements) avec les acteurs concernés afin de garantir le respect des principes de protection de vos données à caractère personnel.

Notice pour les clients et prospects

Objectifs d'utilisation

Les données facilitent le test de la plateforme, l'utilisation de la solution et la fourniture des services.

Catégories de données collectées

Noms, adresses email, numéros de téléphone, et, lorsque vous utilisez la fonction de dictée pour rédiger vos questions d'entretien, l'enregistrement vocal correspondant.

Base légale

• Consentement (Article 6-1.a du RGPD)
• Exécution du contrat / mesures précontractuelles (Article 6-1.b du RGPD)
• Intérêts légitimes (Article 6-1.f du RGPD)

Destinataires des données

Agences de recrutement, entreprises d'intérim ou employeurs initiateurs des campagnes.

Durée de conservation

Les données sont conservées 36 mois après la dernière utilisation de la plateforme avant anonymisation ou suppression.

Sources des données

Informations soumises lors de la création de compte ou fournies par les employeurs.

Méthode de traitement

L'utilisation des données est limitée à l'accès à l'application, aux demandes de support technique et aux communications de service.

Transferts internationaux

Stockage en France et en Allemagne (conforme au RGPD). Lorsque vous utilisez la fonction de dictée des questions d'entretien, l'enregistrement vocal est transmis à Groq (États-Unis) aux seules fins de sa transcription, sous couvert d'un accord de sous-traitance et de clauses contractuelles types qui limitent sa conservation à la durée nécessaire à l'exécution du service. L'enregistrement n'est pas conservé par VoiceHire : seul le texte obtenu est enregistré avec votre campagne.

Droits et contact

Droits individuels

Les personnes concernées bénéficient des droits d'accès, de portabilité, de rectification, d'effacement, de retrait de consentement, de limitation, de ne pas faire l'objet d'une décision exclusivement automatisée, et d'opposition relatifs à leurs données à caractère personnel.

Mécanisme d'exercice

Un formulaire dédié traite les demandes relatives aux droits, avec un délai de réponse maximum de 30 jours. S'agissant d'une demande d'effacement, la suppression est exécutée dans un délai de 30 jours à compter de son traitement : votre fiche est retirée immédiatement de l'application, et une copie technique est conservée pendant ce délai afin de pouvoir rattraper une suppression accidentelle, avant destruction définitive de la fiche, de votre CV et de l'enregistrement de votre entretien. L'opposition à la conservation de votre profil, elle, prend effet immédiatement.

Avis important

Le formulaire de contact traite exclusivement les demandes relatives aux droits sur les données. Les demandes alternatives ne recevront pas de réponse.

Autorité de réclamation

Les réclamations pour non-conformité peuvent être adressées à la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte

Exercez vos droits

Pour exercer vos droits relatifs à vos données personnelles, nous vous remercions de compléter le formulaire ci-dessous en nous communiquant toute information utile au bon traitement de votre demande.

Après validation du formulaire, vous recevrez un e-mail de confirmation. Votre demande fera ensuite l'objet d'une analyse manuelle et d'un traitement approprié sous 30 jours.

Informations sur l'organisation